2- تحدد المسؤوليات الوظيفية على أساس التسلسل الوظيفي، وتأتي في أشكال قد تكون الهيكلية المصفوفة، أو الشكل الهرمي حيث توسع السلطة والمسؤولية حسب المستوى الوظيفي. 3- لكل وظيفة حقوق وواجبات وامتيازات والتزامات وتحدد سلوك الموظف المنوط به القيام بهذا الدور بشكل رسمي. 4- تقسم النشاطات المحددة للمؤسسة على أشخاص يتحمل كل واحد منهم مسؤولية عمله ووظيفته. 5- يؤدي استخدام تحليل الوظائف إلى توظيف الموارد البشرية في الأماكن المناسبة لهم مع التقيد بالاستراتيجية التي تهدف إلى تحقيق أهداف المؤسسة. المخططات الهيكلية غالبا ما يستعمل رسم بياني لتمثيل الهيكلية التنظيمية للشركات يعرف باسم المخطط الهيكلي، ويوضح الرسم العلاقة التنظيمية بين الموظفين داخل الشركة أو المؤسسة، ويوجد من هذه المخططات الهيكلية مجموعة متنوعة من التصاميم، ومنها الرسم الهرمي، وفيه تتمثل التراتبية بين الرئيس والمرؤوسين. الرسم المصفوفي، وهو رسم يظهر العلاقات بين أقسام المؤسسة المختلفة، كما يمثل العلاقة الأفقية والعمودية. الرسم المسطح أو الأفقي، ويستعمل في الشركات البسيطة. أنواع الهياكل التنظيمية 1 – هيكل ما قبل البيروقراطية يعتبر الأكثر شيوعا في المنظمات الأصغر حجما، ويستخدم في القيام بالمهام البسيطة، ويكون مركزيا بشكل تام حيث يقوم الرئيس الاستراتيجي بأخذ كل القرارات الرئيسية ويتم التواصل بشكل فردي.
التجميع بناءً على المُنتَج. التجميع بناءً على العملاء. التجميع بناءً على المناطق الجغرافيّة. التجميع بناءً على مرحلة الإنتاج. رَبْط هذه الوحدات مع بعضها البعض بعد تكوينها، وذلك من خلال تحديد مختلف العلاقات التنظيميّة المناسبة بين العاملين في الشركة، وبمختلف المستويات الإداريّة، بحيث تتَّصل هذه العلاقات بمفاهيم إداريّة أساسيّة؛ كالسُّلطة، والتفويض، والمسؤوليّة، والمركزيّة، واللامركزيّة، واللِّجان، ونطاق الإشراف. تحديد العلاقات بين مختلف الوحدات الإداريّة في الشركة، كالإدارة الماليّة، وإدارة التسويق، وإدارة الإنتاج، وإدارة الموارد البشريّة، بحيث يتمّ التنسيق بين هذه الإدارات، من خلال شبكة اتِّصالات رسميّة؛ بهدف تبادُل قواعد المعلومات، والبيانات بمختلف أنواعها. تحديد العناصر البشريّة، وتطويرها؛ بهدف تحقيق مَهامّ، وأهداف مُختلَف الوحدات الإداريّة داخل الشركة، وبذلك يكون تصميم الهيكل التنظيميّ قد اكتمل، بعد ذلك يتمّ اختيار الأفراد المناسبين؛ لوَضْعهم في المكان المناسب. البَدْء برَسْم الهيكل التنظيميّ، على هيئة مُخطَّط يُعرَف بالخريطة التنظيميّة، بحيث تُحدِّد الخريطة التنظيميّة حجم الهيكل التنظيميّ، والتبعيّة، وعدد المستويات الإداريّة، ونطاق الإشراف الذي يتولّاه كلّ عامل في الشركة، كما أنّها تُعطي فكرة عامّة عن مختلف المناصب.
5- هيكل تشعبي يقوم هذا الهيكل على عدة هياكل فرعية إذ تنشئ المؤسسة شعبة لكل وظيفة تحتاجها للقيام بعملها. تحتوي كل شعبة كافة الموارد الضرورية للقيام بوظيفتها، وتصنف الشعب على أساس جغرافي أو على أساس المنتج أو الخدمة التي تقدمها، ويمكن أن يكون لكل شعبة قسمها الخاص بالمبيعات و التسويق.
يرتبط نجاح أي مؤسسة أو شركة ما بوجود هيكل تنظيمي أو نظام مؤسسي يدور دولاب العمل بمقتضاه، ودائما ما يتكون هذا الهيكل التنظيمي من الأنشطة والمهام التي يتم توزيعها بين العاملين بالمؤسسة، والمنوط بهم القيام بها، ويضم أيضا مسؤولي عمليات التنسيق والإشراف، وغالبا ما يكون القصد من الهيكل التنظيمي تحقيق أهداف المؤسسة أو الشركة، ويمكن هيكلة أي منظمة أو مؤسسة بطرق عديدة ومختلفة اعتمادا على حسب أهدافها، إذ أن هيكلة التنظيم يحدد أسلوب عملها ونتائجها. أهمية الهيكل التنظيمي 1 – يحدد الهيكل التنظيمي مهام ومسؤوليات الوظائف، والعمليات المحدد القيام بها لجهات مختلفة مثل الفروع أو مجموعات العمل. 2- يوفر الأساس الذي يتحكم بإجراءات التشغيل القياسية و الروتين. 3- يحدد ويحصر مسؤولية تحمل صنع القرار في كل إجراء. 4- يكشف ضعف الأداء وجود هيكل تنظيمي غير متوافق مع الحقائق. 5- تكيف الهيكل التنظيمي مع متطلبات العمل، يؤدي إلى الحصول على نتائج أفضل ويحسن نسبة الكفاءة بين المدخلات والمخرجات. العلاقات الوظيفية في الهيكل التنظيمي 1 – تحدد الهياكل التنظيمية العلاقات بين جميع الموظفين بداية من القيادة الأعلى، حيث يوجد نوعين من العلاقات، علاقة عمودية من الأعلى إلى الأسفل، وتكون بين الرئيس والمرؤوسين، وعلاقة أفقية تكون بين الموظفين في نفس المستوى.
برنامج مشاهدة محتويات الانترنت
إعداد الدليل التنظيميّ، الذي يُمثِّل مُلخَّصاً شاملاً على شكل كُتيِّب يشمل ضمن صفحاته اسم المُنظَّمة، أو الشركة، وعنوانها، وسياستها، وأهدافها، والتقسيمات الرئيسيّة، والفرعيّة للهيكل التنظيميّ، والعديد من المعلومات الأُخرى. مراقبة عمليّة التنظيم في الشركة باستمرار، وإجراء التعديلات اللازمة عند الضرورة؛ بهدف تلبية أيّ مُتغيِّرات مطلوبة. العوامل المُؤثِّرة في الهَيكَل التنظيميّ هناك بعض المُتغيِّرات، والعوامل التي تتحكَّم بنسبة مُتفاوِتة في الهيكل التنظيميّ لأيّ شركة، وهذه العوامل هي: الحجم (بالإنجليزيّة: Size): يُعتبَر الحجم واحداً من المُتغيِّرات الموقفيّة للشركة، حيث تُواجه بعض الشركات حالة من زيادة الحجم؛ بسبب زيادة مُدخَلاتها الرأسماليّة، أو زيادة عدد العاملين، أو حجم المبيعات في الشركة، وعند حدوث التغيُّر في الحجم، فإنّه يَتوجَّب إجراء تعديل في الهيكل التنظيميّ، بحيث يتناسب مع التغيُّرات الحاليّة، والمُستقبليّة، وإعادة توزيع المسؤوليّات وِفْق هذه التغييرات. الموارد (بالإنجليزيّة: Resources): تشتملُ الموارد في الشركة على الإمكانيّات البشريّة، والماليّة، والمادّية التي تملكها في الوقت الحالي، وقد تحدث زيادة في هذه الموارد، ممّا يدلُّ على وجود نُموّ، وتوسُّع في الانتشار، ودخول أسواق جديدة، أو البدء بإنتاج مُنتَجات جديدة، أو التوسُّع في الشركة، وفَتْح فروع جديدة، وبسبب هذه التغيُّرات التي حدثت في قدرات الشركة، يتوجّب تعديل الهيكل التنظيميّ، بحيث يتناسب مع المُعطَيات الجديدة.
أبعاد الهَيكَل التنظيميّ تَوصَّل الباحثون إلى وجود ثلاثة أبعاد رئيسيّة للهيكل التنظيميّ، وهي: التعقيد والضخامة: ويُقصَد به مدى الاختلاف، والتفاوُت الموجود في الشركة، ويعتمد التنظيم بشكل أساسيّ على مبدأ التقسيم؛ فتقسيم الشركة إلى عدد من الوحدات يتمّ بناءً على أُسُس مُعيَّنة، وكلٌّ من هذه الوحدات يُشرِف على مجموعة من الفروع، والأقسام، ويكون التعقيد التنظيميّ نتاجاً لأسباب عديدة، أهمّها تنوُّع الوحدات الإداريّة. الرسميّة والتقنين: وتعني الدرجة التي تتمّ فيها إجراءات العمل، وتقنين القواعد؛ أي أن يكون العمل الذي يُمارسُه الفرد، مُرتبِطاً بقواعد، وسلوكيّات، وإجراءات مُحدَّدة، بحيث تُؤدَّى الأعمال بصورة مُحدَّدة. درجة من المركزيّة: وتعني المستوى التنظيميّ الذي يحقّ له اتّخاذ القرار، وتتفاوت قوّة المركزيّة من شركة إلى أخرى؛ فبعض الشركات تمتلك مركزيّة عالية، وتكون قراراتها صادرة من الإدارة العُليا، بينما تُفوِّضُ شركات أخرى عمليّة اتِّخاذ القرارات إلى المُستويات الدُّنيا. المصدر: